Das Erstellen von Bestellrechnungen (PO-Rechnungen) folgt einem sehr ähnlichen Prozess wie das Erstellen regulärer Rechnungen. Der Hauptunterschied liegt in den angezeigten Feldern.
- Folgen Sie den Schritten 1 bis 12 des regulären Rechnungserstellungsprozesses auf der Seite „Neue Rechnung erstellen“ .
- Die Rechnungsdetails können nun eingegeben werden. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
Der Dokumenttyp ist ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Rechnungsart auswählen können. Zur Auswahl stehen Rechnung, Gutschrift, Lastschrift, Proforma-Rechnung und Vorauszahlungsrechnung. Um dies zu ändern oder eine Bestellnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ und anschließend auf „Typ ändern“.
Hinweis: Wenn im Feld „Dokumenttyp“ die Option „Proforma-Rechnung“ ausgewählt ist, werden die Optionsfelder „Durch Rechnung ersetzt“ angezeigt. Wählen Sie vor dem Fortfahren entweder „Ja“ oder „Nein“ aus.
„Hinzugefügt“ ist ein nicht bearbeitbares Feld, das das Datum enthält, an dem die Rechnung dem System hinzugefügt wurde.
Bei „Eingangsdatum“ handelt es sich um ein Kalender-Dropdown-Menü, in das das Datum des Rechnungseingangs eingegeben wird.
Die Rechnungsnummer ist ein Freitextfeld, in das die Nummer der Rechnung eingegeben wird. Hinweis: Dieses Feld erlaubt maximal 30 Zeichen.
Der Steuerstichtag ist ein Kalender-Dropdown-Menü, in das das Steuerstichtagsdatum für die Rechnung eingegeben wird.
„Kunde“ ist ein Dropdown-Feld, das den im vorherigen Bildschirm ausgewählten Kunden enthält. Dieser kann auf diesem Bildschirm geändert werden, wodurch jedoch alle zuvor ausgewählten Ressourcen oder Gebäude entfernt werden.
„Ressource“ ist ein Dropdown-Feld, das die im vorherigen Bildschirm ausgewählte Ressource enthält. Diese kann auf diesem Bildschirm geändert werden.
„Gebäude“ ist eine Auswahlliste aller Gebäude des ausgewählten Kunden. Markieren Sie das für die Rechnung relevante Gebäude.
Das Feld „Netto-Positionen“ ist ein numerisches Feld, in dem die Kosten der Artikel der ausgewählten Sendung angezeigt werden.
Das Feld „Mehrwertsteuer für einzelne Positionen“ ist ein numerisches Feld, in dem die Mehrwertsteuer der Artikel der ausgewählten Sendung eingetragen wird.
Die Mehrwertsteuer für die einzelnen Positionen der ausgewählten Sendung ist ein berechnetes Feld, in dem die Mehrwertsteuer der Artikel der ausgewählten Sendung eingetragen wird.
Das Liefernetto ist ein numerisches Feld, in dem die Lieferkosten der Bestellung eingetragen werden.
Die Mehrwertsteuer für die Lieferung ist ein numerisches Feld, in dem die Mehrwertsteuer der Lieferung auf der Bestellung eingetragen wird.
Die vereinbarte Liefersteuer ist ein berechnetes Feld, in dem die Mehrwertsteuer der Lieferung eingetragen wird.
Der Nettowert entspricht der Summe aller Kosten. Dieser Wert wird automatisch berechnet.
Die Mehrwertsteuer ist ein Zahlenfeld, in das die Mehrwertsteuerkosten eingegeben werden. Der Mehrwertsteuersatz ändert sich je nach Datum im Steuerzeitpunkt und verwendet die jeweiligen Mehrwertsteuersätze des betreffenden Steuerjahres.
Der Bruttobetrag ist die Summe aus Nettobetrag und Mehrwertsteuer.
Die Option „Ersatz“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem angegeben werden kann, dass eine Ersatzrechnung erforderlich ist. Diese Option wird aktiviert, sobald die Gründe für die Nichtzuordnung ausgewählt wurden.
„Nicht zugeordnete Gründe“ ist ein Popup-Menü, in dem beliebige Gründe für die Nichtzuordnung der Rechnung ausgewählt werden können.
Die Prüfabteilung ist ein Dropdown-Menü, in dem die Abteilung ausgewählt wird, die die Rechnung prüfen soll.
Die Tabelle „Lieferungen“ zeigt die Wareneingänge der Bestellung an. Durch Aktivieren oder Deaktivieren der Kontrollkästchen für Lieferungen wird festgelegt, welche Artikel im Abschnitt „Artikel“ angezeigt werden.
Bei „Item“ handelt es sich um eine Tabelle, die die in den ausgewählten Sendungen erfassten Artikel anzeigt.
„Notizen“ ist ein Freitextfeld, in dem alle für die Rechnung relevanten Notizen eingegeben werden können. - Sobald alle Rechnungsinformationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „Speichern“.
Hinweis: Dies sind die anderen Arten von Nachrichten, die Sie möglicherweise erhalten, und der Grund für deren Empfang:
Beim Versuch, einen Arbeitsauftrag zuzuordnen, der noch keiner Ressource zugewiesen wurde (d. h. Status 0,03 - Ressourcenzuordnung ausstehend)
Beim Versuch, einen Arbeitsauftrag zuzuordnen, der sich nicht im korrekten Status für die Rechnungsstellung befindet (z. B. 1.00 - Zuweisung ausstehend und 1.03 - Annahme ausstehend)
Dies kann aus zwei Gründen auftreten:
- Wenn eine Bestellnummer eingegeben wird, die nicht im System vorhanden ist.
- Wenn eine Bestellnummer eingegeben wird, die im System vorhanden ist, der Benutzer aber nicht die Berechtigung für den Kunden besitzt, auf den sich die Bestellung bezieht.
Bitte beachten Sie: Ein Benutzer kann nur dann eine Rechnung zu einer Bestellung hinzufügen, deren Ressource Teil einer Ressourcengruppierung ist, auf die der Benutzer Zugriff hat.