Het aanmaken van inkooporderfacturen verloopt vrijwel hetzelfde als het aanmaken van gewone facturen. Het belangrijkste verschil zijn de velden die op het scherm worden weergegeven.
- Volg stappen 1 t/m 12 zoals in het normale factuurproces op de pagina Nieuwe factuur maken .
- Factuurgegevens kunnen nu worden ingevoerd. Elk veld wordt hieronder uitgelegd:
Documenttype is een keuzelijst waarin u het factuurtype kunt selecteren. De opties zijn Factuur, Creditnota, Debetnota, Proformafactuur en Vooruitbetalingsfactuur. Om dit te wijzigen of een inkoopordernummer toe te voegen, klikt u op de knop Acties en vervolgens op 'Type wijzigen'.
Opmerking: Als Proformafactuur is geselecteerd in het veld Documenttype, verschijnen de keuzerondjes 'Vervangen door factuur'. Selecteer 'Ja' of 'Nee' voordat u verdergaat.
Toegevoegd is een niet-bewerkbaar veld dat de datum bevat waarop de factuur aan het systeem is toegevoegd.
Ontvangen datum is een kalenderkeuzelijst waarin u de datum invoert waarop de factuur is ontvangen.
Factuurnummer is een vrij veld waarin het factuurnummer wordt ingevoerd. Let op: dit veld kan maximaal 30 tekens bevatten.
Belastingpunt is een kalenderkeuzelijst waarin u de belastingpuntdatum voor de factuur kunt invoeren.
Client is een keuzemenu dat de Client bevat die in het vorige scherm is gekozen. Dit kan vanuit dit scherm worden gewijzigd, maar alle eerder geselecteerde bronnen of gebouwen worden verwijderd.
Resource is een keuzemenu met de resource die in het vorige scherm is gekozen. Dit kan vanuit dit scherm worden gewijzigd.
Gebouw is een selectie van alle geselecteerde gebouwen voor de klant. Vink het gebouw aan dat relevant is voor de factuur.
Netto artikelen is een numeriek veld waarin de kosten van de artikelen in de geselecteerde zending worden ingevuld.
BTW-regelitems is een numeriek veld waarin de BTW van de artikelen in de geselecteerde zending wordt ingevuld.
BTW-regels voor artikelen is een berekend veld waarin de BTW van de artikelen in de geselecteerde zending wordt ingevuld.
Nettolevering is een numeriek veld waarin de kosten van de levering op de inkooporder worden ingevuld.
BTW bij levering is een numeriek veld waarin de BTW van de levering op de inkooporder wordt ingevuld.
Overeengekomen leveringsbelasting is een berekend veld waarin de BTW van de levering wordt ingevuld
De nettowaarde is de totale waarde van alle kosten. Deze waarde wordt automatisch berekend.
BTW is een numeriek veld waarin de BTW-kosten worden ingevoerd. Het BTW-tarief verandert afhankelijk van de datum in het belastingpunt en gebruikt de respectievelijke BTW-tarieven van dat belastingjaar.
Het bruto totaal is de som van de netto waarde en de BTW-kosten.
Vervanging is een selectievakje dat kan worden aangevinkt om aan te geven dat een vervangende factuur vereist is. Dit wordt ingeschakeld zodra de niet-toegewezen redenen zijn geselecteerd.
Niet-toegewezen redenen is een pop-upmenu waarin u de redenen kunt selecteren waarom de factuur niet is toegewezen.
Afdeling beoordelen is een vervolgkeuzemenu waarin u de afdeling kunt selecteren die de factuur gaat beoordelen.
Verzending is een tabel die de ontvangsten weergeeft die op de inkooporder hebben plaatsgevonden. Door Verzendingen hier aan of uit te vinken, bepaalt u wat er in de sectie Artikelen wordt weergegeven.
Artikel is een tabel waarin de ontvangen artikelen in de geselecteerde zendingen worden weergegeven.
Opmerkingen is een vrij veld waarin u alle relevante opmerkingen voor de factuur kunt invoeren. - Zodra alle factuurgegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'Opslaan'.
Let op: Dit zijn de andere soorten berichten die u kunt ontvangen en de reden waarom u ze ontvangt:
Bij het proberen een werkorder toe te wijzen die nog niet aan een resource is toegewezen (d.w.z. met status 0.03 - In afwachting van resourcetoewijzing)
Wanneer u probeert een werkorder toe te wijzen die niet de juiste status heeft om te worden gefactureerd (d.w.z. 1.00 - In afwachting van toewijzing en 1.03 - In afwachting van acceptatie)
Dit kan om twee redenen gebeuren:
- Als er een inkoopordernummer wordt ingevoerd dat niet in het systeem staat.
- Wanneer er een inkoopordernummer wordt ingevoerd dat in het systeem staat, maar de gebruiker geen rechten heeft voor de klant waarop de inkooporder betrekking heeft.
Let op: een gebruiker kan alleen een factuur toevoegen aan een inkooporder waarvan de resource deel uitmaakt van een resourcegroep waartoe de gebruiker toegang heeft.