De Ostara -applicatie biedt een gecentraliseerd systeem voor het invoeren en verwerken van facturen. Factuuracties zijn toegankelijk via twee tools: de sectie 'Financiën' op de helpdeskpagina en de menuknoppen (Factuuracties) in de financiële module. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de status van de huidige werkorder of factuur. Elke actie (na voltooiing) wordt weergegeven als een gebeurtenis in het venster 'Gebeurtenissen' rechts op de helpdeskpagina. Dit biedt een snel overzicht van alle uitgevoerde acties voor het specifieke werkordernummer en dient tevens als een permanent overzicht voor auditdoeleinden en rapportage. Ondersteunende documenten (factuur, werkblad of beide) kunnen worden toegevoegd bij het aanmaken van een factuur of bij het bewerken van een bestaande factuur (zie Documenten toevoegen/bewerken/bekijken ).

Facturen doorlopen verschillende statussen gedurende hun levenscyclus. Elk van deze statussen is:

• Niet goedgekeurd - De factuur bevindt zich momenteel in een status waarin deze niet kan worden goedgekeurd tenzij eerst alle redenen voor afwijzing zijn opgelost.
• Goedkeuring - De factuur bevindt zich in een status waarin de redenen voor de afwijzing zijn verholpen en de factuur nu ter goedkeuring wordt voorgelegd.
• Gevalideerd - De factuur is gevalideerd door de klant en wacht nu op betaling.
• Betaling ingediend - De factuur is nu verwerkt en kan worden betaald in het financiële systeem van de klant.
• Vervanging aangevraagd - Deze factuur is gemarkeerd als zijnde een vervangende factuur vereist. Dit wordt alleen gebruikt voor factuurbeheer in de desktopversie.
• Afgewezen - Dit is beoordeeld door het facturatieteam en teruggestuurd naar de medewerker voor herziening.