Alternativ zur Festlegung von Fixkosten können Sie Kostenvoranschläge verwenden. Während Fixkosten feste Beträge sind, die die Mitarbeiter nach Abschluss der Arbeiten in Rechnung stellen können, sind Kostenvoranschläge geschätzte Kosten, die der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn einreicht. Bei der Rechnungsstellung werden nach Abschluss der Arbeiten nur die tatsächlich vor Ort geleistete Arbeitszeit und die verwendeten Materialien berücksichtigt, nicht der volle Fixkostenbetrag. Um einen Kostenvoranschlag festzulegen, verwenden Sie die Aktion „Kostenvoranschlag festlegen“ und folgen Sie den unten stehenden Schritten:
- Durch Klicken auf die Aktion wird der Bildschirm „Kostenvoranschlag festlegen“ angezeigt. Geben Sie hier die Werte für die geschätzten Kosten ein und fügen Sie gegebenenfalls Anmerkungen hinzu. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um die Änderungen dem Arbeitsauftrag zuzuordnen.
Die Lohnkosten umfassen die Kosten für die gesamte Arbeitszeit vor Ort, einschließlich der Reisekosten. Dies sollte alle Teilnehmer vor Ort abdecken.
Die Anzahl der Teilnehmer ist die Gesamtzahl der Teilnehmer, die bei der Berechnung der Arbeitskosten berücksichtigt wird.
Die Teilekosten umfassen die Gesamtkosten aller verwendeten Teile, einschließlich des vereinbarten Aufschlags.
Die Kosten für Anlagen/Geräte/Sonstiges umfassen alle sonstigen Kosten, einschließlich Beratungs-, Miet-, Vermessungs- und Lieferkosten.
Der Gesamtkostenvoranschlag ist ein aus den vorherigen Kostenfeldern berechnetes Feld und kann nicht bearbeitet werden.
Das Feld „Anmerkungen “ ist optional und ermöglicht das Hinzufügen von Anmerkungen zur Begründung des Kostenvoranschlags. Über die Schaltfläche „Dokumente“ oben im Pop-up-Fenster kann zudem ein Kostenvoranschlagsdokument zum Arbeitsauftrag hinzugefügt werden. Die geschätzten Kosten werden dann dem Arbeitsauftrag analog zu Fixkosten hinzugefügt und im Finanzbereich als „Fixkosten“ des Arbeitsauftrags ausgewiesen. Sie lösen Autorisierungsregeln aus, die auf derselben Logik wie Fixkostenwerte in einem Arbeitsauftrag basieren, und alle Finanzberechnungen (z. B. Abgrenzungsregeln) funktionieren wie bei Fixkosten.
Die Eingabe eines Festpreises in einen Arbeitsauftrag ersetzt den Kostenvoranschlag und umgekehrt.
Wird eine Rechnung zu einem Kostenvoranschlag hochgeladen, erfolgt die Validierung – anders als bei einem Festpreisauftrag – anhand der im Rahmen der Baustellenzeitberechnung ermittelten Lohnkosten gemäß den Stundensätzen des Auftragnehmers. Sind die berechneten Lohnkosten niedriger als die im Kostenvoranschlag berücksichtigten, erfolgt die Validierung ausschließlich auf Basis der berechneten Lohnkosten (Rechnungstoleranzen sind nicht zulässig). Sind die berechneten Lohnkosten höher, werden maximal die geschätzten Lohnkosten berücksichtigt (Rechnungstoleranzen sind nicht zulässig).
Dies gilt auch für alle Teile- und sonstigen Kosten, die im Rahmen des Abschlusses des Arbeitsauftrags erfasst werden.
Sollte einer dieser Werte höher sein als der Schätzwert, ist die Rechnung mit einer entsprechenden Begründung auf Grundlage der berechneten oder geschätzten Kosten abzulehnen.