Een alternatief voor het instellen van vaste kosten is het toestaan van ramingen. Waar vaste kosten vaste bedragen zijn die resources kunnen factureren na voltooiing van de werkzaamheden, zijn ramingen geschatte kosten die door de resource worden ingediend vóór aanwezigheid en na voltooiing. De facturering houdt alleen rekening met de daadwerkelijke tijd op locatie en gebruikte onderdelen, in plaats van het volledige bedrag van de 'vaste kosten'. Om een raming in te stellen, gebruikt u de actie 'Schatting instellen' volgens de onderstaande stappen:
- Als u op de actie klikt, wordt het scherm 'Schatting instellen' weergegeven. Voer hier de waarden van de geschatte kosten in en voeg eventuele ondersteunende opmerkingen toe. Klik vervolgens op 'OK' om deze toe te passen op de werkorder:
Arbeidskosten zijn de kosten van alle arbeidstijd op locatie, inclusief reiskosten. Dit omvat alle aanwezigen op locatie.
Aantal deelnemers is het totale aantal deelnemers dat wordt gebruikt in de berekening van de arbeidskosten.
Onder onderdelen verstaan we de totale kosten van alle gebruikte onderdelen, inclusief de overeengekomen opslag.
De kosten voor installaties/apparatuur/diverse kosten zijn de som van alle andere kosten, inclusief advies-, huur-, landmeet- en bezorgkosten.
Totale schatting is een berekend veld van de vorige kostenvelden en kan niet worden bewerkt.
Notities is een optioneel veld waarmee u notities kunt toevoegen ter onderbouwing van de schatting. Bovendien kunt u door te klikken op de knop 'Documenten' bovenaan deze pop-up een calculatiedocument aan de werkorder toevoegen. De geschatte kosten worden vervolgens op dezelfde manier aan de werkorder toegevoegd als vaste kosten, en worden in de sectie Financiën weergegeven als 'Vaste kosten' op de werkorder. Autorisatieregels worden geactiveerd op basis van dezelfde logica als vaste kosten op een werkorder. Financiële berekeningen (d.w.z. toerekeningsregels) werken op basis van vaste kosten.
Wanneer u vaste kosten op een werkorder invoert, worden de kosten in de raming vervangen en vice versa.
Wanneer een factuur wordt geüpload tegen de geraamde werkorder, vindt de validatie, in tegenstelling tot een werkorder met vaste kosten, plaats op basis van de arbeidskosten die zijn berekend als onderdeel van de berekening van de tijd op locatie op basis van de tarieven van de aannemer. Indien de berekening lager is dan de arbeidskosten die als onderdeel van de raming zijn toegevoegd, werkt de validatie alleen op basis van de berekening (geen factuurtoleranties toegestaan). Indien de berekening hoger is dan de arbeidskosten, geldt de validatie slechts tot de geraamde arbeidskosten (geen factuurtoleranties toegestaan).
Dit geldt ook voor alle onderdelen en diverse kosten die als afsluiting op de werkorder zijn ingevoerd.
Als een van deze waarden hoger is dan de schatting, moet de factuur worden afgekeurd met een passende reden op basis van de berekende kosten of de geschatte kosten.