Neben den standardmäßigen, vom System generierten E-Mails können Sie benutzerdefinierte Workflow-E-Mail-Vorlagen erstellen, die durch Aktionen im System ausgelöst und an eine bestimmte Gruppe von Benutzern gesendet werden. So gehen Sie vor:
- Durch Klicken auf „Workflow-E-Mail-Vorlagen“ im Systembereich von Core Data wird die Seite „Workflow-E-Mail-Vorlagen“ angezeigt. Hier kann der Benutzer Workflow-Vorlagen nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren.
- Um eine neue Workflow-Vorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um das Fenster „Workflow-E-Mail-Vorlage hinzufügen“ anzuzeigen. Die Felder werden im Folgenden beschrieben:
Name ist ein Freitextfeld, in das der Titel der Workflow-Vorlage eingegeben wird.
Betreff ist ein Freitextfeld, in das der Betreff der E-Mail eingegeben werden sollte.
„Kontakttypen“ ist ein auswählbares Feld, in dem die Kontakttypen für das Gebäude ausgewählt werden, um anzugeben, welche Kontakte diese E-Mails erhalten sollen.
„An WO-Kontakt senden“ ist ein Kontrollkästchen, das angibt, ob die Kontakt-E-Mail-Adresse im Arbeitsauftrag auch Empfänger dieser E-Mail sein soll.
„Profile“ ist ein auswählbares Feld, in dem Profile ausgewählt werden, um anzugeben, welche Profile diese E-Mails erhalten sollen.
Die Art des Arbeitsauftrags ist ein auswählbares Feld, in dem die Arten von Arbeitsaufträgen ausgewählt werden, um anzugeben, für welche spezifischen Arten von Arbeitsaufträgen (reaktiv, vorbeugend usw.) diese E-Mails gelten sollen.
„Aktionstypen“ ist ein auswählbares Feld, in dem Sie festlegen können, welche Arbeitsauftragsaktionen den Versand dieser E-Mails auslösen.
Das Feld „Autorisierungsaktionen“ ermöglicht die Auswahl derjenigen Autorisierungsaktionen für Arbeitsaufträge, die den Versand dieser E-Mails auslösen. Hier können Aktionen wie „Genehmigen“, „Neubewertung anfordern“ usw. ausgewählt werden.
Sprachen ist ein auswählbares Feld, um festzulegen, für welche Sprachen/Kulturen die E-Mails gelten sollen.