Une alternative à la définition d'un coût fixe consiste à autoriser les estimations. Alors que les coûts fixes correspondent à des montants précis que les ressources peuvent facturer à la fin des travaux, les estimations sont des coûts estimés soumis par la ressource avant son intervention. À la fin des travaux, la facturation ne prendra en compte que le temps réellement passé sur site et les pièces utilisées, et non le montant total du « coût fixe ». Pour définir une estimation, utilisez l'action « Définir une estimation » en suivant les étapes ci-dessous :
- Cliquer sur cette action affiche l'écran « Définir le devis ». Saisissez-y le coût estimé et ajoutez des notes explicatives. Cliquez ensuite sur « OK » pour l'appliquer à l'ordre de travail.
Le coût de la main-d'œuvre correspond au coût total du temps de travail sur site, y compris les déplacements. Il doit couvrir l'ensemble des participants présents sur place.
Le nombre de participants correspond au nombre total de participants pris en compte dans le calcul des coûts de main-d'œuvre.
Le coût des pièces correspond au coût total de toutes les pièces utilisées, y compris la marge convenue.
Le coût « Installations/Équipements/Divers » correspond à la somme de tous les autres coûts, y compris les frais de conseil, de location, d'arpentage et de livraison.
Le champ « Estimation totale » est calculé à partir des champs de coûts précédents et ne peut pas être modifié.
Le champ « Notes » est facultatif et permet d'ajouter des notes justifiant le devis. En cliquant sur le bouton « Documents » en haut de cette fenêtre, vous pouvez ajouter un document de devis à l'ordre de travail. Le coût estimé sera alors ajouté à l'ordre de travail de la même manière qu'un coût fixe et apparaîtra dans la section « Finances » comme un « coût fixe ». Les règles d'autorisation seront déclenchées selon la même logique que pour tout coût fixe d'un ordre de travail, et les calculs financiers (par exemple, les règles de régularisation) seront effectués comme pour un coût fixe.
La saisie d'un coût fixe sur un ordre de travail remplacera le devis et vice versa.
Lorsqu'une facture est associée à un ordre de travail estimatif, la validation, contrairement à un ordre de travail à prix fixe, porte sur le temps de main-d'œuvre calculé à partir des tarifs des entreprises. Si le calcul est inférieur au coût de main-d'œuvre inclus dans l'estimation, la validation s'appliquera uniquement au calcul (aucune tolérance n'est autorisée). Si le calcul est supérieur au coût de main-d'œuvre, la validation n'autorisera que le coût de main-d'œuvre estimé (aucune tolérance n'est autorisée).
Cela vaut également pour tous les coûts liés aux pièces et aux frais divers saisis dans le cadre de la clôture du bon de travail.
Si l'une de ces valeurs est supérieure à l'estimation, la facture doit être refusée avec une justification appropriée basée sur le coût calculé ou le coût estimé.