Création d'un questionnaire Introduction
Les questionnaires servent à créer, configurer et réaliser des audits. Un questionnaire permet d'ajouter des questions à différentes étapes du processus et d'obtenir des réponses, enregistrées dans l'ordre de travail. Ces questions peuvent être notées et pondérées, et les résultats de chaque questionnaire peuvent être signalés comme positifs ou négatifs.
Cliquez sur le bouton « Créer un nouveau questionnaire » pour créer un questionnaire.
- Le premier écran qui s'affiche est l'écran « Création en attente ». Cet écran comporte quatre onglets ; le premier affiché est l'écran « Résumé ». C'est ici que sont saisies les informations générales du questionnaire. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
Le champ « Nom du questionnaire » est libre et doit servir à nommer le questionnaire. Ce nom peut être personnalisé selon le protocole ou le style de la société de gestion (par exemple : « Spécifications de nettoyage quotidien »).
Le champ « Description du questionnaire » est un champ libre et doit être utilisé pour fournir un aperçu ou une brève description des exigences de service pour le questionnaire en cours de création ; par exemple « Gestion des clés de sécurité » ou « Entretien des machines à café ».
La référence du questionnaire sera toujours définie par défaut sur « Non définie », mais une fois le questionnaire créé, l’application lui attribuera automatiquement un numéro de référence unique.
Le champ « Créé par » sera automatiquement rempli avec le nom d'utilisateur de la personne qui crée le questionnaire.
La date de création sera automatiquement renseignée à la date de création du questionnaire.
L'applicabilité se fait via une liste déroulante. Ce choix détermine le moment où le questionnaire sera administré. Les options sont :- Se connecter
- Réactif, Citation, PPM
- Audit
- Vérification
- Audit de bureau
Remarque : Lorsque vous sélectionnez le type d’audit, le champ « Placement dans le flux de travail » est automatiquement grisé. Il en va de même pour le champ « Plateforme(s) valide(s) », car les questionnaires d’audit seront exécutés quelle que soit la plateforme.
Possibilité de refuser ? Si cette case est cochée, cela signifie que le questionnaire n’est pas obligatoire et que l’utilisateur a la possibilité de refuser d’y répondre.
Actif ? Si cette case est cochée, le questionnaire est actif. Pour le désactiver, il suffit de la décocher.
La note de passage est la note globale requise pour réussir le questionnaire. Elle doit se situer entre les notes minimale et maximale obtenues pour l'ensemble des questions.
Le champ « Score maximal actuel » est en lecture seule et indique à l'utilisateur le score maximal total possible pour le questionnaire.
Afficher le score à la fin du questionnaire : si cette option est cochée, un récapitulatif des scores obtenus par l’utilisateur sera présenté à la fin du questionnaire.
La date de validité est la date à laquelle ce questionnaire devient applicable et commence à apparaître aux utilisateurs.
La date de validité correspond à la date jusqu'à laquelle ce questionnaire s'applique et cessera d'apparaître aux utilisateurs.
Les plateformes valides sont les domaines dans lesquels le questionnaire sera applicable et sera administré. Les plateformes correspondent aux différents moyens dont dispose l'utilisateur pour accéder au système. Ce sont :- Portail
- Ordinateur de bureau
- Mobile
- ATAS
- Voici l'onglet Détails. C'est ici que vous saisissez les informations relatives à l'application du questionnaire : clients concernés, bâtiments couverts, types d'ordres de travail et types d'équipements inclus. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
La fenêtre contextuelle « Clients » permet de sélectionner les clients auxquels le questionnaire s'applique. Utilisez le champ de recherche rapide pour affiner votre recherche ou cliquez sur « Tout sélectionner » pour sélectionner tous les clients. La fenêtre contextuelle « Ressources » permet de sélectionner les ressources auxquelles le questionnaire s'applique. Consultez la section « Sélection d'une ressource » pour plus d'informations.
Le type de ressource permet de préciser si ce questionnaire particulier doit être présenté aux ressources internes, aux ressources externes ou aux deux.
L'écran « Profils » permet de sélectionner les profils clients auxquels l'utilisateur a accès. Il peut cocher les options correspondantes pour choisir les profils à appliquer au questionnaire.
Le champ « Type d'ordre de travail » permet de sélectionner les types d'ordres de travail auxquels le questionnaire s'applique. Plusieurs types peuvent être sélectionnés si nécessaire (et si possible). Si aucun type n'est applicable, le champ affichera « Non applicable à ce type de questionnaire ».
La fenêtre contextuelle « Type d'équipement/de service » affiche les types d'équipement/de service auxquels le questionnaire s'applique (en fonction des ressources sélectionnées). Tous les types d'équipement/de service communs aux clients sélectionnés sont affichés et plusieurs éléments peuvent être sélectionnés si nécessaire.
La section « Bâtiments » permet de sélectionner les bâtiments associés aux clients sélectionnés. Cette liste peut être triée et filtrée pour faciliter la recherche des bâtiments souhaités.
La liste des formats de construction s'affiche sous forme de fenêtre contextuelle présentant tous les formats de construction applicables aux clients sélectionnés. Cette liste peut être triée et filtrée afin de faciliter la recherche des formats de construction requis.
L'étape « Placement dans le flux de travail » correspond au moment où le questionnaire doit être administré, c'est-à-dire au début ou à la fin de la tâche. Cette option est automatiquement grisée si l'audit a été sélectionné à l'étape 1.
L'option « Réparation à distance » est une case à cocher permettant d'ignorer le questionnaire si un ordre de travail est exécuté à distance. Cette option est automatiquement grisée si l'option « Audit » a été sélectionnée à l'étape 1.
L'option d'association permet de choisir si le questionnaire est lié à un ordre de travail en général ou s'il s'applique à différents emplacements ou équipements au sein de cet ordre de travail. Si le questionnaire concerne différents emplacements/équipements, il sera posé pour chacun d'eux. S'il concerne l'ordre de travail en général, il ne sera posé qu'une seule fois.
L'option « Empêcher toute action en cas d'échec » est une case à cocher qui, lorsqu'elle est cochée, empêche l'utilisateur de démarrer l'ordre de travail s'il échoue au questionnaire.
Le champ « Message d'action d'empêchement » est un champ de texte dans lequel l'utilisateur saisit un message qui s'affiche lorsque le questionnaire échoue et que le démarrage/l'arrêt de la tâche est empêché.
« Cible de l'audit » est un champ déroulant permettant à l'utilisateur de choisir le type d'audit de bureau auquel se rapporte ce questionnaire. Ce champ n'apparaît que pour les questionnaires d'audit de bureau. « Délai d'acceptation automatique » est un champ numérique permettant à l'utilisateur de sélectionner le nombre de jours, après la validation de l'ordre de travail, avant que celui-ci ne soit automatiquement validé. Ce champ concerne uniquement les questionnaires de vérification .
L'option « Empêcher l'approbation des factures (Échec) » est une case à cocher qui, si elle est cochée, empêche l'approbation des factures en cas d'échec au questionnaire de vérification. Ceci concerne uniquement les questionnaires de vérification.
L'option « Empêcher l'approbation des factures (en attente) » est une case à cocher qui, lorsqu'elle est cochée, empêche l'approbation des factures tant que le questionnaire n'a pas été rempli. Ceci concerne uniquement les questionnaires de vérification .
Le champ « Coût minimal d'un ordre de travail » permet à l'utilisateur de saisir le coût minimal d'un ordre de travail à partir duquel ce questionnaire sera déclenché. Ainsi, tout ordre de travail dont le coût est inférieur à cette valeur ne déclenchera pas ce questionnaire. Si l'option « Applicable uniquement aux coûts fixes » est cochée, ce questionnaire ne s'appliquera qu'aux coûts fixes et non aux coûts calculés. Ceci concerne uniquement les questionnaires de vérification . Une fois tous les champs remplis, passez à l'onglet « Contenu ». - Voici l'onglet Contenu. C'est ici que vous saisissez toutes les catégories et les questions qui leur sont associées. Les questions saisies ici devront être complétées lorsque le questionnaire sera activé. Vous devez ajouter une catégorie avant de pouvoir créer des questions. Pour ajouter une catégorie, cliquez sur le bouton « Actions » afin d'afficher une liste d'options. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » pour afficher l'écran « Nouvelle catégorie ».
Le nom est le nom de la catégorie
La fonction « Répétition dynamique » permet de répéter cette catégorie afin que les questions qu'elle contient soient posées plusieurs fois jusqu'à ce que la personne remplissant le questionnaire cesse d'ajouter de nouveaux groupes de questions. Une catégorie répétitive ne peut dépendre d'aucune autre catégorie. Cependant, les dépendances au sein d'une même catégorie sont autorisées. Une question d'une catégorie répétitive peut elle-même dépendre d'une catégorie non répétitive précédente.
La section « Emplacements » permet de spécifier un ensemble d'emplacements de bâtiments. La catégorie créée ne sera donc demandée que si le bâtiment concerné par le questionnaire possède l'un des emplacements listés dans ce champ. Ceci permet de créer des ensembles de questions personnalisés et adaptés à chaque emplacement. - Il suffit ici d'indiquer le « Nom de la catégorie » et de cliquer sur le bouton « OK » une fois le nom saisi.
Remarque : Toutes les catégories sont activées par défaut lors de leur création. Chaque catégorie peut contenir jusqu’à trente (30) questions. - L'ajout d'une catégorie débloquera des fonctions supplémentaires dans le menu déroulant « Actions » de la section Catégories, ainsi que la section Questions. Ces fonctions sont :
Le bouton Modifier permettra aux utilisateurs de modifier le nom de la catégorie sélectionnée.
La suppression effacera définitivement la catégorie et toutes les questions qu'elle contient du questionnaire. N'utilisez cette fonction que si la catégorie (et les questions qu'elle contient) n'est plus nécessaire, car elles ne pourront pas être récupérées.
L'option « Modifier les instructions » permet à l'utilisateur d'ajouter des instructions à la catégorie sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez la page « Instructions de la catégorie » .
La désactivation désactive la catégorie sélectionnée. Cette action est utile si la catégorie et les questions sélectionnées ne sont pas pertinentes pour le moment, mais que l'utilisateur souhaite les réactiver ultérieurement. De plus, dès qu'il y a plusieurs catégories disponibles, les flèches de tri apparaissent. Elles permettent de réorganiser l'ordre d'affichage des catégories et, par conséquent, des questions. Dans la section Questions, le bouton « Ajouter » du menu déroulant « Actions » est également activé. - Cliquez sur « Ajouter » dans la section Questions pour ajouter une question à la catégorie sélectionnée. L’écran « Nouvelle question » s’affichera. C’est sur cet écran que vous saisirez tous les détails relatifs à la question. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
Le champ « Contenu » est un champ libre qui constitue la question à laquelle l’utilisateur devra répondre en remplissant le questionnaire. Ce champ doit contenir au moins trois caractères pour être valide.
Le champ « Instructions » est un champ libre permettant d'ajouter des précisions pour aider la personne qui remplit le questionnaire à comprendre ce qui est attendu d'elle. Le champ « Type » est une liste déroulante permettant de définir le type de réponse attendu. Selon l'option sélectionnée, les informations affichées dans la section « Données spécifiques à la question » seront modifiées. Le champ « Statut » est également une liste déroulante permettant d'indiquer si la question est obligatoire ou facultative.
La note de passage est le score minimal requis pour réussir la question. Si cette note n'est pas atteinte, la question est considérée comme non réussie.
Est-ce une question active ? Si cette case est cochée, cela signifie que la question est active. Pour la désactiver, il suffit de décocher cette case.
Le champ « Photo(s) » permet de déterminer si des photos sont requises pour répondre à la question. Ce champ comporte deux sections : « min » et « max ». Saisir un nombre dans la section « min » détermine le nombre minimal de photos requises, et saisir un nombre dans la section « max » détermine le nombre maximal de photos autorisées.
« Motif visible ? » est une liste déroulante qui permet aux utilisateurs de déterminer si le champ Motif est visible ou non.
« Motif obligatoire ? » est une liste déroulante qui permet aux utilisateurs de déterminer si le champ Motif est obligatoire ou non.
Types de réponses
Le champ « Types de réponses » aura une incidence sur la section suivante (« Données spécifiques à la question ») en fonction de votre sélection. Les types de réponses disponibles sont :- Devise
- Date
- Période couverte
- Choix multiple, sélection multiple
- Choix multiple à sélection unique
- Numérique
- Pourcentage
- Échelle de mesure
- Texte
- Oui/Non
- Oui/Non/Sans objet
Chaque type sélectionné modifie les informations affichées en bas de la section « Données spécifiques à la question ». Cette section peut contenir des cases à cocher, des échelles ou proposer plusieurs choix pour une même question. Ces options sont décrites ci-dessous :
Le champ « Maximum » est un champ numérique qui permet de saisir la valeur maximale autorisée en réponse à la question.
Les nombres négatifs sont-ils autorisés ? Si cette case est cochée, cela signifie que les nombres négatifs peuvent être utilisés pour répondre à la question. Laissez cette case décochée si les réponses négatives ne sont pas autorisées.
Niveau de pondération : il s’agit de la note de passage attribuée à la question.
Le champ « Options » est un champ libre qui permet de saisir des réponses à choix multiples parmi lesquelles l’utilisateur pourra choisir.
Pondération : il s’agit du score attribué à la réponse donnée.
Sélection minimale : il s’agit du nombre minimal de choix que l’utilisateur doit sélectionner pour répondre à cette question.
Le champ « Nombre de décimales » est un champ numérique qui permet de saisir le nombre maximal de décimales autorisées pour la réponse à cette question.
Le champ « Longueur » est destiné à un champ numérique où est saisi le nombre maximal de caractères autorisés pour la réponse à cette question.
Majuscules ? Si cette case est cochée, les majuscules sont autorisées dans la réponse. Laissez-la décochée si les majuscules ne sont pas autorisées.
Oui, pondération : il s’agit de la valeur de passage qui sera attribuée à une réponse « Oui ».
Aucune pondération : il s’agit de la valeur de passage qui sera attribuée à une réponse négative.
Pondération N/A : il s’agit de la valeur de passage qui sera attribuée à une réponse N/A.
Cliquez sur « OK » pour appliquer les modifications.
Remarque : Toutes les questions sont activées par défaut lors de leur création. Chaque catégorie peut contenir jusqu’à 30 questions.
- Comme pour la section Catégories, l'ajout d'une question débloque des fonctionnalités supplémentaires. Les boutons « Désactiver », « Modifier » et « Supprimer », également accessibles via le menu déroulant « Actions », sont activés et fonctionnent de la même manière que pour les catégories, à la différence qu'ils s'appliquent aux questions. De plus, les flèches de tri apparaissent dès que plusieurs questions sont créées. Un bouton supplémentaire est disponible dans la section Questions : « Déplacer ». Il permet aux utilisateurs de déplacer des questions dans différentes catégories de la demande d'informations (RFI), si nécessaire.
- Une fois plusieurs questions ajoutées, il est possible d'y associer des conditions. Ces conditions permettent d'afficher ou non des questions spécifiques selon la réponse apportée à une question précédente. Une question peut avoir plusieurs conditions, et ces conditions peuvent être créées à partir de différentes catégories. Pour ajouter une condition, sélectionnez une question et choisissez l'action « Modifier » pour afficher l'écran de modification de la question. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier la ou les conditions » pour afficher l'écran des conditions de la question.
Remarque : Les questions ne peuvent dépendre que de types de questions spécifiques. Ces types sont :- Oui/Non
- Oui/Non/Sans objet
- Choix multiple à sélection unique
- Le premier écran « Conditions de la question » s'affiche. Cet écran liste toutes les conditions (une fois ajoutées) de la question sélectionnée. Pour ajouter une condition, cliquez sur le bouton « Ajouter » afin d'afficher le deuxième écran « Conditions de la question ».
- Depuis l'écran « Condition de la question », l'utilisateur doit sélectionner les éléments suivants :
- La catégorie/le groupe dont dépend cette question. La catégorie dépendante peut être n'importe quelle catégorie ayant été posée avant celle-ci, y compris celle-ci. Par exemple, la question 3 de la catégorie 2 peut dépendre de la question 1 de la catégorie 1.
- La question dont dépend celle-ci est la question précédente. Cette question dépendante peut être n'importe quelle question posée avant celle-ci. Par exemple, la question 2 dépend de la question 1, tandis que la question 4 dépend des questions 1, 2 et 3.
- La condition à remplir. Cela peut être « égal à » ou « différent de ».
- La valeur saisie déclenchera l'affichage de la question. Les valeurs disponibles dépendent de la question associée. Par exemple, si la question est une question fermée (oui/non), seules les options « Oui » ou « Non » pourront être sélectionnées dans ce champ.
Une fois la condition souhaitée sélectionnée, cliquez sur le bouton « OK » de l’écran « Condition de la question ».
- La condition apparaît alors sur le premier écran des conditions de la question. Si cette condition, ou toute autre, doit être modifiée, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Modifier » pour apporter les modifications nécessaires. Si une condition n'est plus pertinente, vous pouvez la supprimer à l'aide du bouton « Supprimer ».
Si toutes les conditions sont correctes, cliquez sur « OK » pour les enregistrer. - Une fois toutes les catégories et questions saisies, cliquez sur « Enregistrer ».