Pour soumettre une facture ou une note de crédit pour un bon de commande, cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez l'option « Soumettre une facture d'achat » ou « Soumettre une note de crédit d'achat » selon le cas.

1. En cliquant sur l'option « Soumettre la facture d'achat » ou « Soumettre l'avoir d'achat », l'écran correspondant s'affiche. Saisissez le numéro de bon de commande et cliquez sur le bouton « Vérifier les détails du bon de commande… ». Cette action permet de s'assurer que la tâche est correctement enregistrée avant l'ajout de la facture.
   

Remarque : Si la tâche saisie ne peut pas être facturée, un message s'affichera indiquant la raison de cette impossibilité, par exemple si la tâche ne correspond pas à un bon de commande ou s'il n'y a pas d'expéditions disponibles pour la facturation.

2. Si le bon de commande saisi est facturable, le nom du bâtiment, la tâche et le bouton « Télécharger la facture/le bon de livraison… » s’afficheront, ainsi que les champs relatifs aux expéditions et à la facture. Une copie de la facture est requise pour la soumettre. L’utilisateur peut télécharger un bon de livraison, mais ce n’est pas obligatoire. Cliquer sur le bouton « Télécharger la facture/le bon de livraison… » affichera l’écran de téléchargement de fichier. Il vous faudra alors saisir un nom, un type (facture d’achat, bon de livraison ou facture d’achat et bon de livraison) et le fichier à télécharger. Une fois le document sélectionné, cliquez sur « Télécharger ». Vous devrez ensuite saisir les autres informations relatives à la facture/à l’avoir : le numéro de facture (30 caractères maximum), cocher les expéditions si la facture est valable pour la ou les expéditions concernées et, le cas échéant, indiquer les modifications apportées au délai de livraison. L'utilisateur peut également cocher la case correspondante dans la colonne « Sélection de la quantité » et indiquer le nombre d'articles pour lesquels cette facture est valable. Ainsi, il n'est pas nécessaire de facturer la totalité de la commande en une seule fois si cela n'est pas requis.
   
   Remarque : Il est également possible de facturer uniquement les frais de livraison si nécessaire. Il suffit de saisir le montant des frais de livraison dans le champ « Frais de livraison nets » et de laisser les options « Expéditions » décochées.
3. Une fois tous ces détails saisis, cliquez sur le bouton « Soumettre » pour envoyer la facture/l’avoir. Cliquer sur « Annuler » annulera l’envoi de la facture.
   Remarque : Toute information supplémentaire peut être ajoutée dans le champ « Notes de facturation ».
   Remarque : Une fois un document ajouté, un tableau s’affiche indiquant le document et les types de documents ajoutés. À côté de chaque document se trouve le bouton « Supprimer ». Ce bouton supprime le document et l’utilisateur doit le remplacer par un nouveau.
   
   Remarque : Il est possible de facturer une commande uniquement si des expéditions peuvent être sélectionnées. Si la commande n'a pas encore été réceptionnée, il est impossible d'ajouter une facture.
4. Une fois la facture/note de crédit soumise, elle apparaîtra dans l'écran Factures non approuvées avec toutes les autres factures/notes de crédit que l'utilisateur a soumises et qui sont actuellement en attente d'examen.
   

Pour soumettre d'autres factures/avoirs, cliquez sur les options « Soumettre une facture d'achat » ou « Soumettre un avoir d'achat » sous l'onglet Factures, ou cliquez sur les boutons « Soumettre une facture d'achat… » ou « Soumettre un avoir d'achat… » qui apparaissent dans le menu Actions.

Remarque : Si les ressources appartiennent à un groupe de ressources et que des instructions de facturation ont été configurées, une fenêtre contextuelle s’affichera avec des instructions indiquant à l’utilisateur les prochaines étapes. Cliquez sur « OK » lorsque vous êtes prêt. Ce message s’affichera lors de la soumission de la facture et à chaque modification par l’utilisateur.