Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une facture consolidée, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Facture consolidée . La page « Soumettre une facture consolidée » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Facture consolidée » dans la vignette « Accès rapide - Factures » du tableau de bord.

Une fois sur l'écran « Soumettre la facture consolidée » , vous devrez télécharger le modèle de facture consolidée en cliquant sur « Télécharger le modèle ». Après l'avoir téléchargé et ouvert, vous devrez saisir les ordres de travail facturés ainsi que les coûts correspondants. Les champs de coûts sont identiques à ceux des factures individuelles. En cas de doute, une description des informations requises pour le modèle est disponible sur l'écran « Soumettre la facture consolidée » .

Après le téléchargement du justificatif, le système validera le fichier afin de vérifier que les données qu'il contient correspondent à celles du système. Il générera également un numéro de référence pour la facture et indiquera le statut du justificatif, permettant ainsi de déterminer si la facture peut être soumise.
En cas de problème avec la feuille de support, vous pouvez le constater en cliquant sur « Afficher à l’écran » pour visualiser les problèmes directement à l’écran, ou en cliquant sur « Exporter les lignes individuelles vers Excel » pour les visualiser dans un fichier téléchargé.

Si vous recevez des motifs de non-approbation, vérifiez toujours que tout est correct, notamment que les coûts tiennent compte des heures incluses et que les pièces facturées sont bien identifiées. Une facture consolidée ne peut être soumise si elle contient des erreurs ; celles-ci doivent donc être corrigées avant l’envoi. Si les erreurs ne peuvent être corrigées sur cette facture consolidée, elles devront être retirées du document justificatif et soumises manuellement. Une fois les modifications apportées au document justificatif, il suffit de le télécharger à nouveau pour appliquer les changements.

Remarque : Les raisons du refus qui surviennent lors du processus de téléchargement de factures sont les mêmes que pour le téléchargement d'une seule facture .

Une fois le fichier accepté, le système calculera automatiquement le montant net , la TVA et le montant brut . Le numéro de facture et le taux de TVA sont obligatoires. Cliquez ensuite sur « Soumettre » pour envoyer la facture consolidée.

Autorisations : Peut soumettre une facture consolidée via le portail et peut créer des factures