Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une facture, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Facture . La page « Soumettre une facture » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Facture » dans la vignette « Accès rapide - Factures » du tableau de bord.

Une fois sur l'écran « Soumettre une facture » , vous devrez saisir un numéro d'ordre de travail , puis cliquer sur <Vérifier les détails de l'ordre de travail> pour vérifier qu'il est possible d'y ajouter une facture .

S'il est impossible d'ajouter une facture à cet ordre de travail (par exemple, si l'ordre de travail est incorrect), vous recevrez le message « Ce numéro d'intervention n'existe pas dans le système ». Ceci permet de vérifier que l' ordre de travail saisi correspond bien à votre prestataire. Si aucun prestataire n'est associé à votre compte utilisateur, vous ne pourrez pas poursuivre.

Soumission d'une facture

Une fois l' ordre de travail saisi et accepté, le nom du bâtiment et la tâche concernée s'affichent, ainsi que les interventions enregistrées. Le système requiert ensuite des documents pour poursuivre. En cliquant sur « Téléverser facture(s)/feuille(s) de travail… », vous pouvez ajouter une facture et une feuille de travail. Pour continuer, vous devez renseigner un nom et téléverser la facture et la feuille de travail (en choisissant le type approprié). Il est toutefois possible de téléverser un seul fichier de type « Facture et feuille de travail ». Sélectionnez les fichiers requis à l'aide de l'action « Choisir un fichier », puis cliquez sur « Téléverser » pour les joindre.

Après avoir téléchargé le(s) fichier(s), vous devez saisir les informations de la facture. Le numéro de facture et le point de TVA sont obligatoires. Les champs ci-dessous doivent être renseignés en fonction du coût de l' ordre de travail . Ces champs sont :

• Frais de déplacement
• Coût du temps passé sur place
• coût de la main-d'œuvre
• Coût des pièces
• Coût des installations/équipements/divers

Une fois les coûts saisis dans les champs prévus à cet effet et la facture soumise, le système vérifiera les informations fournies. Si tout correspond, la facture sera transmise et mise en attente de paiement.
En cas de problème, l'écran de soumission de la facture s'affiche à nouveau, indiquant les motifs de refus. L'icône « i » à côté de chaque motif fournit une brève explication.

Si vous recevez des motifs de refus, vérifiez toujours que tout est correct, notamment que les coûts tiennent compte des heures incluses et que les pièces facturées sont bien listées. Une facture peut être émise malgré ces motifs de refus. Cependant, elle sera considérée comme non approuvée et devra donc être vérifiée manuellement avant paiement. Ces factures sont consultables dans la liste « Factures non approuvées ».

Remarque : Les raisons du refus lors du processus de téléchargement des factures sont les suivantes :

• Demande de tarifs
• Demande de frais d'intervention
• Coût du temps passé sur place
• Requête de coût total
• Demande de prix des pièces
• Demande de coûts pour les installations, les équipements et les articles divers
• Contrat global
• Ordre de travail non terminé
• Demande de frais de déplacement
• Bien sous garantie
• Le coût dépasse le montant du contrat.
• La facture varie par rapport au coût convenu au préalable
• En attente de certificat(s)
• En attente de demande d'informations
• En attente du ou des relevés de compteur
• Intervention le jour même - aucun frais de déplacement ne sera facturé (le système vérifie les identifiants des appareils mobiles pour s'assurer qu'une véritable intervention le jour même est enregistrée si le même appareil mobile du technicien est utilisé sur le même site le même jour).
• Durée sur site supérieure à une journée ouvrable
• Ordre de travail en autorisation
• Échec de la vérification
• Demande de renseignements sur les frais de livraison - Uniquement sur les factures d'achat

Facture soumise pour un ordre de travail incorrect

Si vous vous apercevez que la facture que vous avez soumise correspond à un mauvais ordre de travail , veuillez suivre les étapes suivantes :

La facture n'est pas approuvée : repérez- la dans la liste des factures non approuvées et cliquez dessus pour l'ouvrir. Utilisez l'option « Supprimer » à gauche pour la retirer du système. Vous pourrez ensuite la soumettre à nouveau pour l' ordre de travail correspondant, en suivant les instructions de ce guide.

La facture est approuvée : Si, après avoir soumis la facture, vous vous rendez compte qu'une erreur a été commise et que la facture a été automatiquement traitée comme approuvée, veuillez contacter immédiatement votre service d'assistance client.

Autorisations : Peut créer des factures