Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une note de crédit, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Note de crédit . La page « Soumettre une note de crédit » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Note de crédit » dans la vignette « Accès rapide - Factures » du tableau de bord.

Une fois sur l'écran « Soumettre une note de crédit » , vous devrez saisir un numéro de bon de commande , puis cliquer sur <Vérifier les détails du bon de commande> pour vérifier qu'il est possible d'y ajouter une facture .

S'il est impossible d'ajouter une note de crédit à cet ordre de travail (par exemple, si l'ordre de travail est incorrect), vous recevrez le message « Ce numéro d'intervention n'existe pas dans le système ». Ceci permet de vérifier que l' ordre de travail saisi correspond bien à votre prestataire. Si aucun prestataire n'est associé à votre compte utilisateur, vous ne pourrez pas poursuivre.

Soumission d'une note de crédit

Une fois l' ordre de travail saisi et accepté, le nom du bâtiment et la tâche correspondante s'affichent. Le système exige ensuite des documents pour poursuivre. En cliquant sur « Téléverser un avoir… », vous pouvez ajouter un fichier d'avoir. Pour continuer, vous devez indiquer un nom et un avoir. Sélectionnez les fichiers requis à l'aide de l'action « Choisir un fichier », puis cliquez sur « Téléverser » pour les joindre.

Après avoir téléchargé le(s) fichier(s), vous devez saisir les informations relatives à l' avoir . Le numéro d'avoir et le point de taxe sont obligatoires. Les champs ci-dessous doivent être renseignés en fonction du montant de la facture concernée . Ces champs sont :

• Frais de déplacement
• Coût du temps passé sur place
• coût de la main-d'œuvre
• Coût des pièces
• Coût des installations/équipements/divers

Une fois les coûts saisis dans les champs prévus à cet effet et l'avoir soumis, le système vérifiera les informations fournies. Si toutes les informations correspondent, l' avoir sera transmis et mis en attente de paiement.

Autorisations : Peut créer des notes de crédit