Documenten kunnen aan de meeste onderdelen van het systeem worden toegevoegd. Bij het uploaden van een document wordt de gebruiker gevraagd een type (en vaak ook een subtype) op te geven. Klik op 'Documenttypen' om de beschikbare documenttypen in het systeem te bekijken/wijzigen. Dit is de knop 'Documenttypen':
- De eerste stap is het selecteren van het gebied waarop de documenttypen van toepassing zijn:
- Dit is het scherm Documenttypen. U kunt de gewenste documenttypen aan- en uitvinken, afhankelijk van welke typen u in het hele systeem beschikbaar wilt hebben. Net als bij veel andere onderdelen van de applicatie kunt u items aan de lijst toevoegen en bewerken met de knoppen 'Toevoegen' en 'Bewerken'.
- Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuw documenttype of subtype toe te voegen:
- Als er een documenttype wordt toegevoegd, verschijnt het scherm 'Documenttype toevoegen'. Geef de 'Naam' en 'Beschrijving' van het nieuwe type op, evenals het 'Datumtype' (of dit documenttype een datumbereik, een exacte datum of geen datums moet hebben), het 'Speciaal type' (of dit een afbeelding, link of onderdeel van een groep documenttypen is, zoals Factuur & Werkblad) en de 'Profielen' waarvoor dit documenttype beschikbaar is (door op dit veld te klikken, wordt het scherm 'Profielen' weergegeven, waarin de gebruiker de relevante profielen aanvinkt en op 'OK' klikt). Klik op 'OK' om de informatie vast te leggen.
- Als er een subtype wordt toegevoegd, kunnen de naam en beschrijving worden ingesteld, maar de overige velden worden overgenomen van het documenttype.
- Items in de lijst kunnen ook worden bewerkt. De bewerkingsschermen werken op dezelfde manier als de toevoegschermen en vereisen alle benodigde informatie voor de verschillende items.
- Zodra alle wijzigingen zijn aangebracht, klikt u op 'Opslaan' om ze toe te passen.
Let op: de toegang tot deze documenttypen kan worden beheerd via profielen, zodat specifieke gebruikers alleen toegang hebben tot bepaalde documenttypen.